評估一個流程是否值得自動化，可以用這條算式：每次執行節省的時間 × 每月執行次數 × 相關同事的時薪成本，再與建置及維護成本比較。一般而言，回本期在六個月以內的項目值得優先做。
以報價流程為例：如果人手準備一份報價需時 45 分鐘，自動化後縮短至 10 分鐘，每月處理 60 份報價，以時薪 200 元計算，每月節省約 21,000 元。若建置成本為 60,000 元，三個月內回本。
不過有三個成本經常被低估。第一是例外處理：自動化流程總有處理不了的個案，需要設計人工介入機制。第二是維護：上游系統改版時，自動化流程需要跟著調整。第三是培訓：同事需要時間適應新流程，初期效率可能不升反跌。
同樣地，有些收益也常被忽略：錯誤率下降帶來的返工減少、回應速度提升帶來的成交率改善、以及同事從重複工作解放後的士氣提升。把這些都放入算式，決策自然清晰。